Specialkost och allergier vid företagscatering: så beställer ni rätt

En bra beställning med specialkost börjar inte hos cateringen. Den börjar i anmälan. Den som ansvarar för lunchen, mötet eller minglet behöver veta vad gästerna kan och inte kan äta innan maten beställs. Det enklaste sättet är att ställa frågan där gästerna ändå svarar: i anmälningsformuläret, i kalenderinbjudan eller i det mejl där ni ber om OSA.

Gör frågan lätt att besvara. Fasta val gör det enkelt att räkna, och fritext fångar det som inte passar i en ruta. En fungerande uppsättning kan se ut så här:

• Kost: inga särskilda behov, vegetariskt eller veganskt.
• Allergier och intoleranser: fritext där gästen skriver exakt vad det gäller.
• Allvarlighet: en kort fråga om även små mängder eller spår är ett problem.

Sätt ett tydligt sista svarsdatum i inbjudan, så att ni har uppgifterna samlade när ni hör av er om maten. Fråga hellre en gång för mycket än att gissa. Om något svar är otydligt, till exempel bara ordet ”gluten”, är det värt en kort följdfråga till gästen. Det är gästen själv som vet vad som gäller.

För återkommande tillfällen, som ett stående veckomöte eller en återkommande personallunch, kan det vara klokt att hålla en enkel lista över kostbehov i gruppen och be kollegorna själva meddela ändringar. Då behöver ni inte börja om varje gång, men glöm inte att fråga nya deltagare och externa gäster.

I många anmälningar hamnar allt under samma rubrik: specialkost. Men för den som lagar och serverar maten är skillnaden mellan olika behov viktig. Därför lönar det sig att skilja på dem redan i beställningen.

Allergi

Vid en allergi kan det för vissa personer räcka med små mängder eller spår för att det ska bli ett problem. Det är därför allvarlighetsgraden behöver stå med. Två gäster med samma allergi kan ha helt olika behov, och det är bara gästen som kan svara på hur det ser ut för just hen.

Intolerans

En intolerans, som mot laktos, handlar ofta om andra saker än en allergi. Glutenfritt kan i sin tur vara ett medicinskt behov för en gäst och ett val för en annan. Skriv därför inte bara ”glutenfritt” eller ”laktosfritt”, utan ange vad behovet gäller och hur strikt det är.

Preferens och kostval

Vegetariskt och veganskt är kostval. De är lika viktiga att planera för, men de är inte allergianpassning. En vegetarisk rätt kan innehålla nötter, mjölk, ägg eller gluten. En vegansk rätt kan innehålla nötter, soja eller gluten. Att en gäst får den vegetariska rätten betyder alltså inte att hens allergi är hanterad.

Det här är inga medicinska råd, bara ett sätt att strukturera uppgifterna så att inget faller mellan stolarna. När allergier, intoleranser och kostval står var för sig blir det tydligt för alla inblandade vad som behöver lösas och för hur många.

När svaren från gästerna är samlade är det dags att sammanställa dem. En tydlig beställning gör att menyförslaget kan utgå från rätt behov från början, i stället för att justeras i efterhand. Använd gärna den här checklistan:

1. Totalt gästantal. Hur många ska äta, inklusive eventuella externa gäster.
2. Antal per kost. Hur många som äter vegetariskt, hur många veganskt och hur många utan särskilda behov.
3. Varje allergi och intolerans separat. Vad det gäller och hur många gäster som har den, till exempel två med nötallergi och en med celiaki.
4. Allvarlighetsgrad. Om små mängder eller spår spelar roll för någon gäst.
5. Behov av egen portion. Om någon gäst behöver en separat portion i stället för att ta från en gemensam servering.
6. Tillfälle och serveringsform. Lunch, frukost, möte, mingel eller konferens, och om ni tänker er buffé, portioner eller plockmat.
7. Plats och tid. Var maten ska levereras eller serveras och när gästerna ska äta.
8. Kontaktperson på dagen. Namn och telefonnummer till den som tar emot maten och kan svara på frågor.

Skriv hellre för mycket än för lite. Om ni är osäkra på hur en uppgift ska tolkas, skriv den som gästen formulerade den. Det är lättare att reda ut en fråga i förväg än på plats när maten redan står framdukad.

Ett tips är att spara sammanställningen. Vid nästa beställning till samma grupp har ni redan grunden klar och behöver bara uppdatera förändringarna.

Samma kostbehov kan lösas på olika sätt beroende på hur maten serveras. Därför hänger valet av serveringsform ihop med hur många och vilka allergier som finns i gruppen.

Individuella portioner

När varje gäst får en egen portion blir det tydligt vem som ska ha vad. Det är ofta ett enkelt sätt att hålla isär olika behov, särskilt när några gäster har allergier där spår spelar roll. Formatet passar bra till arbetsluncher och möten där alla äter samtidigt. Läs mer om lunchcatering till kontoret.

Buffé

En buffé ger valfrihet och känns generös, men gästerna tar själva. Då behöver rätterna gå att skilja åt, och gästerna behöver veta vad varje rätt innehåller. Tänk också på att serveringsbestick kan flyttas mellan skålar. Om någon har en allvarlig allergi kan det vara klokt att be om en separat portion vid sidan av buffén. Läs mer om italiensk buffé till kontoret.

Plockmat vid mingel

Vid AW, lansering eller kundmingel rör sig gästerna och plockar ofta i förbigående. Det gör det svårare att hålla koll på vad man äter. Här är det extra viktigt att gästerna vet vad de tar och att behoven har tagits upp i förväg. Läs mer om mingelcatering med plockmat.

Det finns inget format som är rätt för alla grupper. Beskriv behoven i förfrågan, så kan serveringsformen vägas in i förslaget.

Vi erbjuder alltid vegetariska och veganska alternativ, och vi anpassar för specialkost och allergier. Men det finns en skillnad mellan att lägga till en extra rätt och att bygga in specialkosten i menyn från början. Det senare brukar kännas bättre för gästerna. Ingen vill stå med en ensam tallrik bredvid det alla andra äter.

Vårt kök har italienska rötter, och där finns gott om utrymme för gröna rätter. Antipasti, pasta och risotto är rätter som lämpar sig väl att göra vegetariska eller veganska utan att de känns som en ersättning. Det gör att den som äter vegetariskt eller veganskt kan få en rätt som står på egna ben, och att resten av gästerna gärna tar av den också.

Vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion. Menyn anpassas efter tillfället, antalet gäster, serveringsformen och era önskemål, så det italienska är en utgångspunkt snarare än ett krav.

Allergier fungerar inte på samma sätt. Att en meny har många gröna rätter säger inget om hur den passar en gäst med nöt-, gluten- eller mjölkallergi. Därför behöver allergier alltid anges för sig, med antal och allvarlighetsgrad, även när stora delar av menyn redan är vegetarisk. Vad som är möjligt att anpassa beror på gruppens behov, och det är något vi tar upp i förslaget i stället för att lova i förväg.

När ni hör av er till oss utgår vi från tillfället, gästantalet, platsen och era önskemål. Specialkost och allergier är en del av de önskemålen och vägs in från början, inte som ett tillägg i slutet. Så här går det till:

1. Ni skickar en förfrågan. Berätta om tillfället, hur många ni är, var och när ni ska äta och vilka kostbehov som finns i gruppen. Checklistan ovan täcker det mesta.
2. Vi går igenom behoven. Om något är oklart, till exempel hur strikt en allergi är, hör vi av oss och frågar.
3. Vi tar fram ett förslag. Förslaget innehåller meny och upplägg, med specialkosten inbyggd och med serveringsformen anpassad efter gruppen.
4. Ni får en offert. När förslaget stämmer med era behov lämnar vi offert.

Uppdragen kan vara allt från ren leverans till servering på plats. Även det påverkar hur specialkosten hanteras under dagen, så berätta gärna vad ni tänker er.

Förfrågan kan ni skicka via formuläret på kontaktsidan, mejla till [email protected] eller ringa 08-525 181 41 på vardagar mellan 09 och 17. Undrar ni hur lång tid ni bör ha på er inför beställningen finns en egen artikel om hur långt innan man ska beställa catering. Korta svar om beställning och område hittar ni bland våra vanliga frågor.