Hur långt innan måste man beställa catering?

Det finns ingen fast tidsgräns som gäller för alla cateringbeställningar. Hur långt innan ni behöver beställa beror på vad som ska serveras, hur många ni blir och hur mycket som ska planeras runt maten. Vårt råd är enkelt. Hör av er så snart ni vet datum och ungefär hur många gäster det gäller. Ju mer som ska planeras, desto tidigare bör ni höra av er.

En levererad lunch till ett möte på kontoret kräver mindre förberedelse än en heldagskonferens med flera måltider. Den kräver också mindre än ett kundmingel där vi serverar på plats. Därför anger vi inget antal dagar eller veckor som skulle gälla för allt. En sådan siffra blir antingen för snål för det stora uppdraget eller i onödan avskräckande för det lilla.

Ni kan däremot bedöma er egen framförhållning utifrån några faktorer. Dem går vi igenom nedan. Sedan beskriver vi vad som händer efter att ni har hört av er, och avslutar med en checklista över vad som är bra att ha klart. Har ni ett datum redan nu behöver ni inte vänta tills allt är bestämt. Ett ungefärligt underlag räcker för att vi ska kunna börja.

När ni ska avgöra när ni behöver beställa catering kan ni gå igenom punkterna nedan. Ju fler av dem som gäller ert tillfälle, desto mer vinner ni på att vara ute i god tid.

• Format. En levererad lunch eller frukost är ett avgränsat uppdrag. Flera måltider under samma dag, eller en buffé till många gäster, innebär mer planering av meny, mängder och tider.
• Antal gäster. Fler gäster betyder mer mat att förbereda och mer att samordna vid leveransen. Ett ungefärligt antal räcker tidigt i processen.
• Specialkost och allergier. Vi erbjuder alltid vegetariska och veganska alternativ och anpassar efter specialkost och allergier. Ju tidigare vi känner till behoven, desto bättre kan menyn byggas med dem från början. Läs mer i vår guide om specialkost och allergier vid företagscatering.
• Leverans eller servering. Ren leverans är enklare att planera än servering med personal på plats, där tider, lokal och bemanning ska stämma. Skillnaden förklarar vi i artikeln vad innebär catering.
• Lokal, tider och logistik. Var ska maten stå, när ska den vara på plats och hur ser det ut med tillgång till lokalen? Svaren påverkar upplägget.
• Perioder med många möten. På hösten och våren planerar många företag möten och konferenser samtidigt. Då är det extra klokt att höra av sig tidigt.

Olika tillfällen på jobbet kräver olika mycket förberedelse. Jämförelsen nedan är relativ och ska ge en känsla för var ert tillfälle hamnar. Den är ingen tidtabell.

Frukostmöte

Ett frukostmöte på kontoret är oftast ett av de enklare uppdragen att planera. Det handlar om en måltid, en tid och en plats. Läs mer om frukostcatering.

Lunch

En levererad lunch till ett möte eller till hela kontoret kräver ungefär lika lite planering. Det blir mer att samordna när antalet gäster växer eller när många har olika specialkost. Se vår sida om lunchcatering till kontoret.

Mingel

Ett AW eller kundmingel med plockmat kan vara en ren leverans, men ofta vill man ha servering på plats. Då behöver tider, lokal och personal planeras tillsammans. Det talar för att höra av sig tidigare. Mer om det på sidan om mingelcatering.

Konferens

En heldag med flera måltider i egen lokal eller på kontoret är det som kräver mest planering av de här tillfällena. Måltiderna ska passa dagens schema och fungera för alla deltagare. Se konferenscatering. Planerar ni en heldag kan ni också läsa artikeln om mat till konferens i egen lokal.

Många arbetsplatser har behov som återkommer. Det kan vara ett frukostmöte varje månad, en gemensam lunch varje vecka eller mat till ledningsgruppens möten. Då ser frågan om framförhållning lite annorlunda ut.

När behovet återkommer behöver ni inte börja om från noll inför varje tillfälle. Vi kan prata igenom upplägget en gång: hur många ni brukar vara, vilka specialkoster som finns i gruppen, hur maten ska komma till kontoret och vilken typ av mat som passar er vardag. Det gör varje enskild beställning enklare, både för er och för oss.

Återkommande upplägg går att ordna. Hur ofta, hur många och var stämmer vi av i offerten. Berätta i er förfrågan hur ofta ni ses och ungefär hur många ni brukar vara, så tar vi det därifrån.

En stor del av svaret på hur långt innan man ska boka catering handlar om vad som behöver hända mellan förfrågan och leverans. Så här arbetar vi:

1. Ni hör av er. Det går via formuläret, mejl till [email protected] eller telefon 08-525 181 41, vardagar 09–17.
2. Vi utgår från ert tillfälle. Vi går igenom vad ni vill åstadkomma, hur många gäster ni blir, var det ska vara och vilken typ av tillställning det gäller.
3. Vi tar fram ett förslag. Ni får ett förslag med meny och upplägg. Det italienska köket är vår grund, med antipasti, pasta och risotto, men vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion.
4. Ni får en offert. När förslaget känns rätt lämnar vi offert utifrån det upplägg vi har kommit fram till.

Varje steg går fortare när vi vet tidigt vad som gäller. Därför hjälper det att höra av sig redan när datum och ungefärligt gästantal är kända. Vill ni komma i gång nu kan ni skicka en förfrågan via kontaktsidan eller ringa oss under telefontiden.

Ju mer av det här ni kan berätta, desto snabbare kan vi ta fram ett förslag. Allt behöver inte vara bestämt. Ett ungefärligt underlag räcker för att börja.

• Datum och tider. När ska maten vara på plats, och hur länge pågår tillfället?
• Ungefärligt antal gäster. Ett spann fungerar bra tills det är klart.
• Plats och lokal. Gäller det kontoret eller en egen konferenslokal? Vi arbetar i Stockholm med omnejd, både i innerstaden och i Storstockholm.
• Leverans eller servering. Ska maten levereras, eller vill ni ha servering på plats?
• Specialkost och allergier. Det räcker med ett ungefärligt antal per kost i första läget.
• Typ av tillfälle och önskad känsla. Är det ett internt möte, ett kundmingel eller en heldag?
• Eventuell budgetram. Den hjälper oss att föreslå ett rimligt upplägg. Vill ni förstå vad som styr kostnaden kan ni läsa om vad som påverkar priset på företagscatering.

Skicka det ni har via kontaktsidan eller ring 08-525 181 41, vardagar 09–17. Fler korta svar om beställning hittar ni bland våra vanliga frågor.